לכל אחד מאיתנו יש חלומות וכולנו רוצים להגיע להישגים. רבים מאיתנו יושבים בתחילת כל שנה ועומלים על רשימה של הדברים שנרצה להשיג לקראת השנה החדשה.
מצד אחד, זה נכון שהמנבא מספר אחת להצלחה ולעמידה ביעדים היא הגדרה ספציפית של המטרה ובניית תוכנית עובדה להגשמתה, אבל האמת היא שיש עוד שלב אחד חשוב בדרך לשם. שלב הצמצום.
כשאנחנו יושבים וחושבים על הרצונות שלנו – המוח של כל אחד מאיתנו נכנס למצב, שאני אישית אוהב לקרוא לו מצב קרמבו, לא החטיף, אלא קרמבו ממבצע סבתא, שטבע בכולנו את המונח 'טיפ של אלופים'. "אתה מתחיל הכי מהר שלך ולאט לאט מגביר".
יש לנו ציפייה שהשנה נצליח לעשות הכל, ונגשים את כל הרצונות שלנו. אנחנו מצפים מעצמנו לנהל קריירה תובענית, לנהל חברת ענק ועובדים, ועדיין להיות בצהרים בבית כשהילדים חוזרים מבית הספר, לאכול איתם ארוחת צהרים בריאה וטרייה פרי עמלנו, ובמקביל להתחיל להתאמן לתחרות איש הברזל, לרדת במשקל ולנהל אורח חיים בריא.
מעולם לא הסבירו לנו שלמעשה אין אף אדם בעולם שיכול להשיג את כל הרצונות שלו בכל התחומים השונים במהלך שנה אחת. החיים הם מרתון ובכל שלב משיגים יעד אחד ורק אז עוברים ליעד הבא.
הסוד הוא לשחרר את הצפייה להשיג את הכל השנה, ולהתמקד במטרות ספציפיות בלבד.
כמה מטרות אנחנו יכולים להשיג במקביל?
מחקרים קובעים כי כדי להצליח, כדאי לבחור עד שלוש מטרות עקריות בלבד ולוודא שכ – 80% מהפעולות שאנחנו עושים במהלך השבוע, יהיו מוקדשות לעבודה על המטרות העקריות שהגדרנו, כדי להתקדם להגשמתן ולהגיע להצלחה בפועל. כלומר, ראשית עלינו לתעדף באילו מטרות נבחר להתמקד כעת, על אילו נבחר להתמקד בעתיד ואולי על חלקן אף נחליט לוותר כליל.
אז איך עושים את זה?
תחילה עלינו להכין רשימה של כל המטרות שלנו.
בשלב הבא עלינו להסתכל על רשימת המטרות ולהחליט מה חשוב בעיננו ומה לא.
כדי להחליט, נשתמש בכלי שהציג סטיבן קובי, בספרו שבעה הרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד [הוצאת – ספר לכל].
אם נסתכל על המטרות בעבודה/בחיים, את כולן ניתן לחלק לתוך המטריצה הבאה שקובי הציג:
| חשוב – לי | לא חשוב – לי | |
| דחוף – לי | מצב תגובתי – מצב בו הכוח המניע את העשייה הוא תגובה לדברים חיצוניים המתרחשים בעולם. | העשייה היא כתגובה, אנחנו עושים משהו לא חשוב/דחוף של מישהו אחר |
| לא דחוף – לי | המטרות העיקריות אותן אנחנו רוצים להשיג. המטרות שעלינו לפעול להגשמתן | כל הדברים שהם בזבוז זמן – גלישה ברשתות חברתיות, בינג' בטלוויזיה ועוד |
המטריצה עובדת באופן הבא:
- חשוב ודחוף – כלל המשימות שיש לתת להן קדימות ולבצע אותן מיד. הרי ברור שאם הילד שלך שבר את היד הולכים איתו לבית החולים, למרות שיש לך היום פגישה עם הדירקטוריון.
- טיפ של אלופים, הסוד כאן הוא להחליט מראש מה חשוב ודחוף. קרי, לעשות רשימה של כל הנושאים שמתאימים עקרונית להיכנס למשבצת הזו, וכתוצאה מאותה הגדרה, כל נושא אחר שלא הוגדר מראש יצטרך למצוא את מקומו תחת קטגוריה אחרת.
- חשוב ולא דחוף – באופן טבעי, כל המטרות העיקריות ארוכת הטווח שקבענו לעצמנו, נכנסות לכאן. בפועל מדובר בנושאים שמאוד חשובים לנו, ואנחנו באמת רוצים להשיג אותם, אבל זה לא ממש דחוף. למשל, זה בסדר אפשר להתחיל דיאטה מחר, אפשר להתחיל לעשות כושר מחר, אפשר לבקר את סבתא גם בשבוע הבא. זה נשמע מוזר אבל כן, לא יקרה כלום אם נדחה את _____ בעוד כמה ימים, חודש, שנה. אבל (וזה אבל חשוב), כפי שכבר ציינתי, רשימת המטרות העיקריות נמצאת כאן וכדי להגשים אותה, חייבים לפעול. ולא סתם לפעול, הפעולות להשגתן אמורות למלא 80% מהזמן שלנו.
- דחוף אבל לא חשוב – אלו משימות הדורשות תשומת לב, אבל בפועל הם לא באמת חשובות. בדרך כלל מדובר בהפרעות או הסחות דעת. המשימות הללו דורשות תשומת לב ונתפסות כדחופות אבל בפועל הן לא חיוניות להשגת מטרות אישיות או מקצועיות, או את המטרות שקבענו לעצמנו. לדוגמה: הפרעות, הסחות דעת, הודעות אימייל (דוא"ל) לא חשובות. לעתים קרובות ניתן להאציל או לבטל משימות אלו כדי להגביר את היעילות. לדוגמה – אם אני מחכה כבר שלושה שבועות לתשובה מקולגה כדי להפיק עבורו דוח על החברה, זה שהוא בחר לשלוח לי את החומרים רק היום, ומחר הוא עצמו צריך להציג את הדוח, לא הופך את המשימה לחשוב ודחוף שלי.
- לא דחוף ולא חשוב – כל הדברים שאנחנו מבזבזים את הזמן עליהם, רשתות חברתיות, טלוויזיה ועוד. עלינו למפות ולאתר אותם מראש ולהפסיק לחזור אליהם.
שלא ישמע שמע שאני רומז שאדם לא צריך רגע לעצמו, 'לכבות' את המוח ולעשות משהו חסר תכלית. אבל גם עשייה חסרת תכלית צריכה לתרום לאנרגיות ולא לשאוב אותן – שווה לקרוא את המאמר על מטענים אישיים (לחץ כאן לעבור למאמר) כדי להבין טוב יותר איך לבחור נכון מה יעזור לנו לכבות את המוח שלנו ולהיטען.
אז מה עושים עם המטריצה הזאת?
הרעיון הוא לחלק את כל המטרות לתוך הטבלה הזאת, מה חשוב ולא דחוף ומה חשוב ודחוף וכו'. בפועל, רוב המטרות העיקריות יהיו בחלק של החשוב ולא דחוף, אולם בגלל שהן לא דחופות, הנטייה היא לא לבצע אותם או לעמוד בהם.
עלינו לזכור שהשנה אנחנו פועלים בחשוב ולא דחוף! וכדי להצליח עלינו להתמקד רק בדברים החשובים לנו.
עכשיו, כשחילקנו את המשימות והשגנו מיקוד, הגיע הזמן לעשות סדר בתוך המשימות החשובות ולבצע מיקוד בפעם שנייה.
ניקח את הרשימה של כל הנושאים שנבחרו כחשובים ולא דחופים נחלק אותם לשלוש קטגוריות:
- קריירה;
- משפחה – זוגיות ו/או הורות;
- Well being – נשמה/תרומה/רווחה – כל אחד והדרך בה הוא מגדיר את הזמן הזה.
בכל אחת מהקטגוריות עלינו לבחור מטרה אחת, מקסימום שתיים שאותן נפעל להגשים.
הנטייה הראשונה כשאנחנו נדרשים לבחור, היא להצביע על מה הכי חשוב, כשבפועל התהליך צריך להיות הפוך- לא נבחר איזה מטרות נפעל להשיג אלא דווקא איזה מטרות לזנוח.
עכשיו כשיש רשימה של שלוש מטרות עקריות, הגיע הזמן לבנות תוכנית עבודה להגשמה שלהם. לינק למאמר על בניית תוכנית עובדה להשגת המטרות שהצבנו לעצמנו
אבל מה אני יכול לעשות עם זה בעבודה היום-יומית שלי?
נצא רגע מהמקרו למיקרו, ונדבר על יום העבודה. כשנבחן את כל המשימות היום יומיות בעבודה, נראה שגם הן מתחלקות באופן מופלא לתוך המטריצה הזו.
אם נחבר את המשימות בטבלה למטרותיכם ברבעון הקרוב, בין אם אתם בחרתם בהן מיוזמתכם ובין אם המנהל החליט עבורכם, 80% מהזמן צריך להיות מושקע בפעולה כדי להגשים את המטרות הרבעוניות. על כן, גם אותן יש לחלק לפי המטריצה, ולפעול רק מול המטרות העיקריות שהגדרנו, ובמקביל כל מה שהוא לא חשוב ולא דחוף, להעביר הלאה או פשוט לא לעשות.
