5 טיפים איך להגן על עצמנו מבזבוז עצמי של זמן
- להגיד לא גם לעצמך
במציאות יש שתי אמיתות שרובנו מתקשים להפנים. הראשונה היא שכמות המשימות שמונחת על שולחנך לא תסתיים לעולם. לא משנה כמה נעבוד תמיד יכנסו משימות חדשות שיחכו לנו.
זה טבעי, ואין לזה קשר אליך, זה כי אנחנו לא פועלים בוואקום, אנחנו עובדים עם עוד אנשים, ונותנים שירותים לאנשים, ואלו גם ממשיכים לעבוד ולייצר.
השנייה היא שאין אדם אחר בעולם שמצליח לעשות הכל, המחשבה שהבעיה היא אצלי ולכן אני חייב לעשות הכל, היא לא אמיתית. אלו שנראים שמצליחים לעשות הכל פשוט יודעים להתמקד במשימות החשובות באמת ופשוט לא לעשות את השאר.
ברגע שמקבלים את האמיתות הללו מבינים שאין ברירה וחייבים להתחיל לבחור מה עושים ומה לא.בספר 7 הרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד מוצגת המריצה הבא, של דחוף לא דחוף חשוב לא חשוב (כתבתי עליה לא מעט)- חשוב ודחוף – כלל המשימות שיש לתת להן קדימות ולבצע אותן מיד. ברור שאם הילד שלך שבר את היד הולכים איתו לבית החולים, למרות שיש היום פגישה עם הדירקטוריון.
- חשוב ולא דחוף –אלו כל הנושאים שמאוד חשובים לנו, ולמטרות שלנו. אבל היות שהן לא שדחופות אז קל לדחות אותם. אבל בפועל צריך את רוב הזמן להשקיע בהם
- דחוף אבל לא חשוב –בדרך כלל מדובר בהפרעות או הסחות דעת. קרי, משימות חשובות/דחופות של אחרים שהכניסו לזוז שלנו – ראה/י פוסט קודם איך להגיד לא לאחרים
- לא דחוף ולא חשוב – כל הדברים שאנחנו מבזבזים את הזמן עליהם, רשתות חברתיות, טלוויזיה ועוד. עלינו למפות ולאתר אותם מראש ולהפסיק לחזור אליהם.
המטרה היא להתמקד בחשוב ולדעת איך להגיד לא לאחרים.
- תיעדוף משימות
אנחנו כמו הסוללה של הנייד, והאנרגיה שלנו הולכת ונגמרת לאורך היום. קיימת תמיכה מחקרית לכך, מחקרים רבים מצאו שאיכות קבלת ההחלטות יורדת עם כמות ההחלטות שאנשים מקבלים במהלך היום. אחת הסיבות המרכזיות לכך היא עייפות קוגניטיבית. הדרך להתמודד עם עייפות קוגניטיבית היא:- להתחיל דווקא עם המשימה הכי מורכבת ראשונה, כשהסוללה שלנו עדיין טעונה.
- להצמיד משימות שלך זוללות אנרגיה למשימות שטוענות אותך (משימות שאחריהן יש היי קטן, אצלי למשל פגישות עם לקוחות) ולעשות אותן אחת אחרי השנייה כך ננסה לשמור על הסוללה שלך.
- להתחיל את היום בתכנון של היום עצמו, ולא להישאר בתכנון שבועי.
זה נשמע פשוט, אבל בפועל תכנון זמן יעיל מתבצע כשיש לנו כבר ידע והנחות יסוד שעוזרים לנו להתמקד. המטרה היא לדעת מהם 20% מהמשימות שיש לך שמשפיעות על 80% מהתוצרים ולהתמקד ב 20% הללו, רק אם יישאר זמן, ואין מה לדאוג לא יישאר זמן, לעבור לדברים הבאים. בנוסף כשאנחנו מתכננים את הלוז היומי לא לשכוח להכניס בו גם זמן לקפה עם קולגות וזמן לגלול ברשתות החברתיות.
- לא לשכוח להכניס ללוז היומי גם מטענים
הסוללה שלנו מתרוקנת וצריך לטעון אותה. כל אחד צריך רגע לעצמו, 'לכבות' את המוח ולעשות משהו חסר תכלית. שתרום לאנרגיות – שווה לקרוא את המאמר על מטענים אישיים (לחץ כאן לעבור למאמר) כדי להבין טוב יותר איך לבחור נכון מה יעזור לנו לכבות את המוח שלנו ולהיטען. - שיח עצמי חיובי ומרים
אנחנו רגילים להעביר ביקורת על עצמנו. שיח מעליב ומשפיל – לא הספקתי, אני לא טוב, אחרים היו מסיימים כבר (למרות שזה במציאות לא נכון), אני לא מספיק מוכשר… כל אחד והקול השלילי שלו.
צריך להפוך את השיח העצמי לשיח חיובי ומכיל להתחיל בלקבל את העבודה בסעיף 1 – כמות המשימות שמונחת על שולחנך לא תסתיים לעולם בשילוב העבודה המחקרית שהסוללה של כולנו מתרוקנת לאורך היום.
ולהתחיל להתמקד בדברים שעשינו, ובכך שזה בסדר שאת/ה רק בנאדם 😊 (זה לא שיש לך ברירה אחרת) - טיפ בונוס, (נו היה, לא עוד משהו להגיד)
לווי והדרכה עם מאמן מתאים יכולים לעזור לפרודוקטיביות בייחוד בעשייה שתקדם ותפח אותך. גם אלו משימות שמתחמקים מהן בגלל קולות כאלו ואחרים שיש כל אחד בראש.
אני רוצה אבל האנגלית שלי…..
אני לא באמת מתאים למשימה הזאת…
זאת משימה גדולה מידי ובחיים לא אצליח לעשות אותה טוב כמו שאני רוצה….
אני לא יכול להרשות לעצמי להיכשל.. ועוד.
