המשרד שלך הפך לטיילת, כל אחד מרגיש חופשי להיכנס, ומתחיל לקשקש, צריך משהו דחוף, שכולם "שותים" לך את הזמן ובסוף היום את מגלה שלא הספקת שום משימה שהגדרת לעצמך.
כאילו ⏱️ הזמן שלך לא שלך.
האמת, זה קורה לכל אחד ואחת, אבל לחלקנו זה קורה הרבה יותר מאחרים!
זה ברור לכל בר דעת, שהאחריות לתכנון ולניהול הזמן שלו, היא עליו, אבל איכשהו, כשמישהו מופיע במשרד, מתקשר או שולח דוא"ל, את מוותרת, לא יודעת איך להגיד לא!
כתוצאה מכך, את עוברת ממצב של ניהול (תכנון ושליטה) למצב של תגובה, והמשימות שהגדרנות לעצמך כחשובות נדחקות לצד.
5 טיפים לאיך "להגן" על הזמן שלך מאנשים אחרים, בצורה שתאפשר לך להפיק את המירב מזמנך ועדיין לתמוך בעובדים שלך [בקיצור, איך להגיד לא – Like a boss 😊].
- כשנגשים אליך עם בקשה, יש לבחון אותה ולשאול את עצמך את השאלות הבאות:
- האם הבקשה הזאת חשובה לארגון?
- האם המשימה הזו חשובה למטרות המקצועיות שלי?
- האם המשימה חשובה לי באופן אישי?
- האם אני האדם היחיד בארגון שיכול לעשות את המשימה הזו?
- אם אני אגיד לא, האם אני אפגע ביחסים עם אותו ממשק ובאופן הטיפול בבקשות או במשימות עתידיות שלי?
אם אף אחת מהשאלות הללו לא מעוררת "כן" חזק, זה סימן טוב שאת לא צריכה לבצע את המשימה הזו.
- ללמוד להגיד לא.
אבל זה שהתשובה היא לא, לא אומר שחייבים להשתמש במילה לא! יש דרכים חכמות לסרב, למשל להציע פונקציה אחרת שתבצע את המשימה.
לדוגמא: תודה שחשבת עלי, לצערי אני ממש עמוסה, אבל אני חושבת ששווה לך לפנות ל____ הוא מחפש הזדמנויות לעשות משימות מהסוג הזה.
אם זו בקשה שמגיע מהבוס שלך, אפשר להגיד – אני לא מאמינה שאצליח להכניס את המשימה הזו בעומס המשימות שיש עלי, האם תרצי שנעבור ביחד על תיעדוף המשימות שלי?
ברור לי שיש מי שקורא את השורות הללו ואומר לעצמו – כן, הכל נכון, אבל אצלי זה אחרת, אצלי זה שונה – אני היחיד.ה שיכול.ה לבצע אותה, וכו'.
אזכיר, שהאצלת סמכויות היא דרך מדהימה להעצים ולחזק עובדים, וגם בשורה התחתונה, זו הדרך מהירה להתקדם. ככל שתתקדמו בהיררכיה, הצלחתכם תהיה מורכבת מכך שעובדים תחתיכם יבצעו את המשימות, באופן עצמאי. שווה להפעיל את השריר הזה כמה שיותר.
- כשמישהו פשוט נכנס למשרד שלכם, אפשר לקטוע את השיחה בעזרת המשפטים הבאים:
- סליחה שאני קוטעת אותך, אבל האם אתה רוצה להמשיך את השיחה בארוחת הצהריים מחר? אני חייבת לחזור למשימה שאני עובדת עליה.
- תוכל בבקשה לשלוח לי מייל לגבי השאלה הזאת? כרגע אני חייבת להתרכז במשימה אחרת.
- מצטערת אך לא אוכל להתפנות כרגע, מישהו אחר ממתין שאשלים את המשימה הזו, אז אני צריכה להתפנות אליה עכשיו. האם אני יכולה לעבור ליד השולחן שלך בעוד שעה?
- השתמשי בכלים דיגיטליים:
- סגרי ביומן שלך חלונות זמן שיוקדשו למשימות החשובות שברצונך לקדם והמצריכות את מלוא הקשב והריכוז. כך לא יונחתו עליך פגישות או שיחות ברגע האחרון.
- לסגור מראש מסיחי דעת – השתמשי באופציית Do not disturb במחשב ובנייד שלך, כך לא יקפצו לך מיילים, הודעות והתראות. סיגרי את ה-WhatsApp על המחשב וכל דבר אחר שיכול להסיח את תשומת ליבך.
- ניהול אנרגיה נכון:
- קחי הפסקות קצרות בין משימה למשימה.
- חשוב גם לפנות זמן במהלך היום ל"טיפול עצמי", להטעין את עצמנו רגע באנרגיה ואוויר, כדי לשמור על החוסן להמשיך ולהגן על הזמן שלנו מפני אחרים.
הצלחה בתפקיד הנוכחי וההתקדמות האישית שלך בקריירה מחייבים אפקטיביות, השגת המטרות שהוגדרו לך וחשוב מזה – את אלו שאת הגדרת לעצמך.
#ניהולזמן #קריירה
השאר הודעה באתר
