Business, Entrepreneurship, Management

איך לכתוב תוכנית עבודה להגשמת מטרותיי?

מי מאיתנו לא שמע או קיבל את העצה הבאה – 'שים לעצמך מטרה', או לחילופין 'כתוב על נייר את מטרותיך לשנה הקרובה ורק כך תשיג אותם'?

מחקרים שונים מראים שיש מנבאים טובים יותר להצלחה. המנבא מספר 1 להצלחה הוא לא הצבת מטרות לעצמך, אלא בניית תוכנית עבודה מפורטת, עשייה בפועל כדי להגשים את מטרותיך. מעבר לכך, על פי אותם מחקרים, כדי להצליח, תוכנית העבודה שבנינו להגשמת מטרותינו צריכה למלא 80% מזמן העשייה שלנו.

איך אפשר לפעול 80% מהזמן שלנו על מנת להגשים את על מטרותיי? 10% מהזמן שלי עבור כל מטרה?

אז האמת היא שאף אחד בעולם לא יכול להשיג את כל המטרות שלו בשנה אחת. כולנו רוצים הרבה דברים אבל כדי להצליח צריך לבחור שלושה מטרות עקריות בלבד אותן נפעל להגשים, ואילו צריכות למלא את היומן שלנו. את שאר המטרות נצטרך לדחות, לפחות כרגע. לכן השלב הראשון של כל תוכנית עובדה טובה הוא לבחור שלוש מטרות עיקריות, נהוג לקרוא להן מטרות A, ולבנות לכל מטרה תוכנית עבודה.

כדי לבחור את המטרות החשובות ביותר, שווה לקרוא את המאמר על בחירת המטרות שלנו לשנה הקרובה.  לינק למאמר על בחירה ותיעדוף מטרות.

איך בונים תוכנית עבודה, Game plan?

בואו נוריד את התאוריה לתכלס. איך בונים בפועל תוכנית עבודה Game plan להגשמת המטרות שבחרנו?
ראשית עלינו לברר את התשובות לשאלות הבאות:

  • מה המשימות שיש לעשות?
  • מה עושים בכל משימה? מתי עושים?
  • איך עושים?
  • עם מי עושים?
  • איך יודעים שזה עובד ומתקדמים?

יש להסתכל על תוכנית העבודה כמפת דרכים. מפת הדרכים היא תוכנית עבודה. כדי לבנות לעצמנו את מפת הדרכים למטרות שלנו, מתחילים מהסוף להתחלה, מהמטרה הגדולה שקבענו לעצמנו, למשל פתיחת העסק שתמיד חלמתי עליו, אל הנקודה בה אנחנו נמצאים היום.
עובדים על פי השלבים הבאים:

  1. מטרת העל – להגדיר את מטרת העל, מטרה ארוכת הטווח, השאיפה, החזון.  – מאמר על בחירת מטרות
    1. יעדים – בדרך למטרת העל יש מספר יעדים מרכזים בדרך למטרה. יש להגדיר את היעדים הללו.  
    1. אבני דרך – בין יעד ליעד נשתמש באבני הדרך – שהן נקודות ציון חשובות בדרך ליעד
    1. משימות – נכתוב רשימת משימות כדי להגיע לכל אבן דרך.

זה נראה כך, כמו תוכנית טיפוס על הר:

ואז מתיישבים וכותבים תוכנית עבודה.

אחרי שיש לנו תוכנית עבודה, עוברים על כל המטרות, היעדים, אבני הדרך והמשימות בתוכנית והופכים כל אחד מהם ל – SMART, ראשי התיבות "הרשמיים" שלהם, ובעברית –  ספציפיים, ניתנים למדידה, ניתנים להשגה, רלוונטיים ומוגבלים בזמן. כן, כל המטרות, היעדים, אבני דרך והמשימות צריכים להיות SMART.

SMART:

  • Specific – ספציפי – ספציפי ומוגדר היטב. לא להסתפק בכיוון כללי אלא לפרט מה אעשה בפועל, כלומר לפרט כל מטרה, יעד, אבן דרך ומשימה לרכיביה.

  • Measurableלהגדיר מראש את האומדן על פיו נוכל למדוד האם העשייה שהוגדרה בשלב הספציפי בוצעה. המדידה היא לא בהצלחת המטרה, אלא האם בוצעה העשייה שהוגדרה. למשל: האם שלחנו הצעת מחיר והאם היא התקבלה? האם ניסחנו ארבע פסקאות לאתר וכיו"ב.

  • Achievable – יעדים ברי השגה, בהתאם לחוזקות ולכישורים שלך כאדם. אם לא נקפיד על כך העשייה תגרום לתסכול. המדידה היא האם מדובר בפעולה שאני יכול לעשות?

  • Realistic – היעדים צריכים להיות גם ריאליים ליישום, בהתחשב במכלול הנתונים שאינם קשורים בתפקוד הישיר שלנו, כלומר נסיבות של העולם בו אנו פועלים, כאשר השאיפה היא להיות ריאליים/ות בבחירת יעד שאינו תלוי בגורמים אחרים.

  • Time-bound – הזמן שלוקח להשיג את היעד משפיע מטבע הדברים על הריאליות של השגת היעד.  במטרות ארוכת טווח צריך לחשוב כמה זמן באמת נדרשת אותה המטרה כדי להצליח.

תיעדוף ותזמון: לאחר שזוהו היעדים, אבני הדרך והמשימות, חיוני לתעדף ולתזמן אותם. פעולה זו תעזור להישאר במיקוד וארגון, שיבטיחו קדימות למשימות העיקריות והחשובות ביותר.

טיפים של אלופים

כלל שתפרקו את הדרך ליותר משימות קטנות, כך הן יראו כברות השגה. פעולה זו גם תגדיל את המוטיבציה, כי התגמול הוא מהיר יחסית, עם השלמת כל משימה. יש לזכור שתוכנית העבודה אינה פרויקט חד פעמי; זהו מסמך חי שיש לעיין בו ולהתאים אותו לפי צורך. יש לקבוע זמן להערכת ההתקדמות ולביצוע התאמות לתוכנית. זאת הדרך היחידה להבטיח התמדה ומיקוד במסלול להשגת היעדים שלך.

תפריט נגישות