למי מאיתנו זה לא קורה? כל אחד מאיתנו, בנקודה כזו או אחרת מרגיש שהוא או היא טובעים, הולכים לאיבוד בין כל המשימות והמטלות. בנקודה זו אנחנו לא יעילים, דברים נופלים בין הכיסאות, המשימות לא מבוצעות בצורה טובה דיה או כמו שרצינו, ובמקביל יש עוד הר משימות שמחכה שנגיע אליו.
מעבר לתחושת התסכול שאיננו מספיקים, המקום הזה אף גם גורם לתחושה שאנחנו לא מספיק טובים, לא מספיק מוכשרים! כשאנחנו מרימים את הראש אנחנו רק רואים "שאחרים מצליחים" ואנחנו תקועים. בנקודה הזאת כל אחד אמר לעצמו, אני חייב ללמוד לנהל את הזמן שלי טוב יותר.
אני מאמין שאין באמת דרך לנהל את ה'זמן', אלא רק לנהל את עצמנו בתוך הזמן הקיים. ניהול עצמי היא עבודה אחרת לגמרי – מציע לכם לקרוא את המאמר בנושא – האמת על ניהול זמן
אבל גם בניהול עצמי, כאשר מתעדפים בוחרים מה עושים ובייחוד מה לא. עדיין צריך להשתמש בכלי נכון לניהול המשימות שלנו. אחד הכלים, שהמחקרים מצאו שהוא מהיעלים יותר לניהול לוח המשימות היומי שלנו, הוא time boxing או בעברית תיבות זמן.
מה זה time boxing /תיבות זמן ?
time boxing /תיבות זמן היא שיטה בה מחלקים את היום לבלוקים קבועים ומוגבלים בזמן לפעילויות שונות. הרעיון הוא להקצות פרק זמן מוגדר לכל משימה: שעת התחלה וחשוב מכך, שעת סיום. כך במקום לעבוד על משימה עד ל"סיומה", מה שמגדיר את מועד הסיום הוא הזמן שהוקצה לה.
השיטה עוזרת ליצור מבנה ולמנוע ממך ל"הסתבך" במשימה אחת. אומנם תמיד ישנה האפשרות להסתבך במשימה, אולם במקביל צריך לזכור שרוב מה שאנחנו עושים ביום יום שלנו צריך להיות טוב מספיק, ולא מושלם! טוב מספיק זה תוצר ממש טוב, שמאפשר להתקדם הלאה, ולא משהו מושלם שבינינו לא באמת קיים.
במקביל, השימוש בשיטה מבטיח שיישאר מספיק זמן למשימות ופעילויות חשובות אחרות. השיטה מחייבת גם מיקוד, להתרכז במשימה אחת בכל תיבת זמן וגם במשימה עצמה להפריד בין עיקר ותפל ולבחור מה לעשות וחושב מזה מה לא לעשות.
איך משתמשים נכון ב – time boxing /תיבות זמן
אלו השלבים המומלצים בשימוש בשיטה זו בשגרת היומיום שלך:
- זיהוי המשימות החשובות ביותר: עריכת רשימה של המשימות שהכי חשובות ונדרשות לביצוע היום. זה יכול להיות כל דבר, החל מפרויקטים בעבודה, משימות אישיות ואפילו זמן טעינת מצברים אישיים. לינק למאמר על האמת בניהול זמן, לינק למאמר על זיהוי מטרות ובחירת מה חשוב ומה לא.
- הגדרת תיבת זמן: החלטה מהו אורכו של כל בלוק זמן. בלוק זמן צריך להיות בין 20-30 דקות לשעתיים בדרך כלל, תלוי במשימה, וחשוב מכך, תלוי ביכולת הריכוז שלך, שכן לכל אחד יכולת ריכוז אחרות. הקפידו להקצות מספיק זמן לכל משימה, אך אל תעריכו זמן ארוך מידי למשימות, שכן יוותר זמן פנוי רב מידי.
- הגדרת טיימר: הפעלת הטיימר בתחילת העבודה על המשימה, ובמהלך פעולת הטיימר, ביצוע עבודה אך ורק על המשימה שהוגדרה עד לתום הזמן.
- הפסקה: כשהטיימר כבה, קחו הפסקה קצרה, לא יותר מ-5-10 דקות, כדי לנוח ולהטעין. זה עוזר למנוע שחיקה ולהגביר את הפרודוקטיביות. שווה לשים את ההפסקה הזאת כרווח בין משימות.
- חזור: המשך בתהליך זה לאורך כל היום, המשך למשימה הבאה כשהטיימר כבה.
שיטות עבודה מומלצות time boxing /תיבות זמן
- תיעדוף משימות: לתעדף את המשימות שלך ולהקצות זמן ארוך יותר למשימות החשובות ביותר.
- גמישות: היה גמיש והתאם את לוח הזמנים שלך לפי הצורך, ללא נוקשות או שיפוטיות שכן שאירועים בלתי צפויים עלולים ויכולים להתרחש מעת לעת.
- הישארו ממוקדים: הישארו ממוקדים במשימה העומדת על הפרק במהלך כל תיבת זמן, הימנעו מהסחות דעת והישארות על המסלול.
- בזמן ביצוע משימה נתקו מסיחי דעת, כבו את המייל שלכם, את הנייד, את התראות הווטאספ במחשב. כל מידע שמתקבל באמצעות הודעות יכול לחכות שעתיים, עד שתתפנו אליו. בנושאים קריטיים וחשובים לרוב תעודכנו באמצעות שיחת טלפון.
- יש להקצות תיבות זמן גם עבור בדיקת מיילים או הודעות בנייד, עדיף לעשות זאת בין המשימות השונות.
- נסו להבין אילו משימות גוזלות ממכם אנרגיה – לדוגמה בדיקת הודעות ווטסאפ ואילו משימות טוענות אתכם באנרגיה, ונסו להצמיד אותם כך שאחרי כל משימה שגוזלת אנרגיה תהיה משימה שטוענת באנרגיה – לינק למאמר על מטענים
- לבדוק ולהתאים: בסופו של יום, לבדוק את לוח הזמנים מול הביצוע בפועל, להסיק מסקנות ולבצע את ההתאמות הנדרשות בתכנון היום הבא. רוב הטעיות הם טעויות של הערכת זמן למשימות, זאת הדרך היחידה ללמוד להקצות זמן מתאים ונכון לכל משימה.
על ידי יישום time boxing /תיבות זמן, תוכל להשתלט על לוח הזמנים שלך, לתעדף את המשימות שלך ולהשיג את המטרות שלך ביעילות רבה יותר ועם תחושת הישגיות, שסוף סוף התקבלה שליטה בזמן והצלחה לעשות את כל הדברים שתוכננו.
